معرفی انواع نرم‌افزار منابع انسانی و نقش آنها در تحقق اهداف استراتژیک

انواع نرم‌افزار منابع انسانی برای خودکارسازی، ساده‌سازی و مدیریت کلیه فرآیندهای مرتبط با نیروی کار یک سازمان طراحی شده‌اند. هدف اصلی این سیستم‌ها ارتقاء کارایی اداری و کمک به سازمان در دستیابی به اهداف استراتژیک از طریق مدیریت بهتر سرمایه‌های انسانی است.

این نرم‌افزارها معمولا به سه دستۀ سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS)، مدیریت سرمایه انسانی (HCM) و مدیریت نیروی کار (WFM) تقسیم می‌شوند که هر سازمان نسبت به نیاز خود می‌تواند نسبت به انتخاب بهترین گزینه اقدام کند.

در ادامه انواع نرم‌افزار منابع انسانی و معیارهای انتخاب بهترین نرم‌افزار سازمانی را شرح خواهیم داد.

نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی چیست؟

نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا وظایف مربوط به نیروی کار خود را به صورت کارآمد، خودکار و متمرکز مدیریت کنند. هدف اصلی این نرم‌افزارها، ساده‌سازی فرآیندهای اداری منابع انسانی، بهبود تجربه کارمندان و همسو کردن استراتژی‌های منابع انسانی با اهداف کلی کسب‌وکار است.

این سیستم‌ها طیف وسیعی از عملکردهای HR را پوشش می‌دهند که در گذشته به صورت دستی یا با استفاده از چندین سیستم جداگانه انجام می‌شدند.

انواع نرم‌افزار منابع انسانی بر اساس قابلیت‌ها

نرم‌افزارهای مربوط به منابع انسانی را می‌توان بر اساس گستردگی قابلیت‌ها و نحوه ارائه سرویس دسته‌بندی کرد. در اینجا به سه دسته اصلی اشاره می‌کنم:

سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS)

این‌ سیستم‌ها اغلب هسته اصلی سیستم‌های HR و یکی از انواع نرم‌افزار منابع انسانی هستند و بیشتر بر مدیریت کارکنان و داده‌های اداری و اطلاعات پایه‌ای کارمندان تمرکز دارند. تمرکز اصلی این سیستم‌ها بر روی نرم‌افزار اطلاعات پرسنلی، نرم‌افزار کنترل تردد پرسنل و مرخصی‌ها و گاهی نرم‌افزار حقوق و دستمزد است.

یک سیستم HRIS قوی، داده‌های حیاتی کارمندان را در یک پایگاه داده متمرکز جمع‌آوری می‌کند و وظایف روزمره واحد HR را خودکار می‌سازد. انواع نرم‌افزار حضور و غیاب به‌ عنوان بخشی از انواع نرم‌افزارهای منابع انسانی با ایجاد شفافیت در زمان‌کاری، بهبود بهره‌وری و تأمین داده‌های دقیق مدیریتی، نقش مهمی در تحقق اهداف استراتژیک منابع انسانی و همسویی عملکرد کارکنان با راهبردهای سازمان ایفا می‌کنند.اجزای اصلی این سیستم‌ها عبارتند از:

سیستم‌های مدیریت سرمایه انسانی (HCM)

HCM مخفف Human Capital Management و از نرم‌افزارهای حوزه منابع انسانی است. این سیستم‌ها گستره وسیع‌تری از قابلیت‌ها را نسبت به HRIS پوشش می‌دهند و نه تنها بر مدیریت کارکنان فعلی، بلکه بر توسعه و بهینه‌سازی پتانسیل‌های آن‌ها نیز تمرکز دارند. تمرکز اصلی شامل تمامی قابلیت‌های HRIS به علاوه مدیریت عملکرد، مدیریت استعداد، برنامه‌ریزی نیروی کار و توسعه کارکنان است.

در حالی که HRIS بر “مدیریت منابع” تمرکز دارد، HCM بر “سرمایه انسانی” تمرکز می‌کند؛ یعنی دیدن کارکنان به عنوان دارایی‌های ارزشمندی که باید سرمایه‌گذاری و شکوفا شوند.

مزیت اصلی HCM این است که HR را از یک بخش اداری صرف به یک شریک استراتژیک برای کسب‌وکار تبدیل می‌کند. با در اختیار داشتن دیدگاه‌های تحلیلی و ابزارهای توسعه استعداد، سازمان می‌تواند اطمینان حاصل کند که نیروی انسانی‌اش همواره برای چالش‌های فعلی و آینده آماده است.

یک سیستم HCM کامل معمولا شامل همه قابلیت‌های HRIS به علاوه ماژول‌های پیشرفته زیر است:

جدول زیر نرم‌افزارهای مدیریتی HRIS و HCM را با هم مقایسه کرده است:

سیستم‌های مدیریت نیروی کار (WFM)

این نرم‌افزارهای حوزه منابع انسانی بیشتر بر مدیریت زمان و منابع در مقیاس عملیاتی متمرکز هستند و تمرکز اصلی آنها بر زمان‌بندی شیفت‌ها، پیش‌بینی نیازهای نیروی کار بر اساس حجم کاری، ثبت دقیق ساعات کارکرد و مدیریت قوانین پیچیده حضور و غیاب است.

این سیستم‌ها برای سازمان‌هایی با شیفت‌های کاری متغیر و زیاد (مانند خرده‌فروشی‌ها، بیمارستان‌ها یا تولیدی‌ها) ایده‌آل هستند.

WFM به عنوان یکی از انواع نرم‌افزار منابع انسانی بر بهینه‌سازی کارایی عملیاتی تمرکز دارد و دقیقا بر نحوه تخصیص زمان و نیروی کار در طول روز یا هفته نظارت می‌کند تا اطمینان حاصل شود که سازمان همیشه تعداد مناسبی از افراد با مهارت‌های صحیح در محل مناسب حضور دارند. برخلاف HRIS که روی داده‌های تاریخچه‌ای تمرکز دارد، WFM ابزاری است که برای مدیریت روزمره و پویا طراحی شده است.

ماژول‌ها و قابلیت‌های کلیدی WFM شامل موارد زیر هستند:

پیش‌بینی نیازهای نیروی کار: این ماژول از داده‌های تاریخی (مانند حجم تولید در یک کارخانه) استفاده می‌کند تا پیش‌بینی کند که در ساعات یا روزهای آینده به چند کارمند با چه مهارت‌هایی نیاز است.

زمان‌بندی بهینه: بر اساس پیش‌بینی‌ها، WFM به طور خودکار یا نیمه‌خودکار، شیفت‌ها را تنظیم می‌کند. این فرآیند با در نظر گرفتن محدودیت‌های متعددی انجام می‌شود:

• قوانین کار و مقررات و اطمینان از رعایت حداقل زمان استراحت بین شیفت‌ها، حداکثر ساعات کار هفتگی و قوانین مربوط به کار در تعطیلات؛
• مهارت‌ها و گواهینامه‌ها و تخصیص کارکنانی که دارای مهارت‌های لازم برای انجام کار خاص هستند؛
• ترجیحات کارکنان و در صورت امکان، سیستم سعی می‌کند برنامه‌ریزی را بر اساس ترجیحات اعلام شده توسط کارکنان انجام دهد، که این خود باعث افزایش رضایت شغلی می‌شود.

مدیریت حضور و غیاب پیشرفته: WFM این بخش را با دقت بسیار بالایی مدیریت می‌کند:

• ثبت دقیق وقایع و ثبت زمان ورود، خروج، شروع و پایان استراحت و اضافه‌کاری؛
• مدیریت شیفت‌های متغیر و رسیدگی به پیچیدگی‌هایی مانند شیفت‌های چرخشی یا شیفت‌های نیازمند زمان رفت و آمد.

مدیریت مرخصی و ترک کار: سیستم به طور خودکار جایگزین‌هایی را برای کارمندانی که مرخصی اضطراری گرفته‌اند یا غایب هستند، پیشنهاد می‌دهد تا کمبود نیرو در کمترین زمان پوشش داده شود.

جدول زیر سه سیستم مدیریت منابع انسانی را با یکدیگر مقایسه کرده است:

انواع نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی بر اساس معماری و ارائه خدمات

علاوه بر عملکرد، روش ارائه این نرم‌افزارهای مدیریتی نیز متفاوت است. انواع نرم‌افزار منابع انسانی بر اساس معماری و ارائه خدمات شامل موارد زیر هستند:

نرم‌افزارهای مبتنی بر فضای ابری (Cloud-Based / SaaS)

این مدل محبوب‌ترین رویکرد در حال حاضر است. نرم‌افزار ابری بر روی سرورهای ارائه‌دهنده خدمات میزبانی می‌شود و کاربران از طریق مرورگر وب به آن دسترسی پیدا می‌کنند. پرداخت معمولا به صورت اشتراک ماهانه یا سالانه صورت می‌گیرد. مزایای آن شامل راه‌اندازی سریع، کاهش هزینه‌های سخت‌افزاری، به‌روزرسانی‌های خودکار و دسترسی از هر مکان است.

نرم‌افزارهای نصب‌شده در محل (On-Premise)

در این مدل، نرم‌افزار خریداری شده و بر روی سرورهای داخلی سازمان نصب و نگهداری می‌شود. از ویژگی‌های این نرم‌افزار میتوان به کنترل کامل داده‌ها و سفارشی‌سازی عمیق‌تر اشاره کرد.

این نرم‌افزار نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه بالا دارد و مسئولیت نگهداری و به‌روزرسانی آن بر عهده تیم IT سازمان است.

چگونه بهترین نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی را برای سازمان خود انتخاب کنیم؟

انتخاب نرم‌افزار منابع انسانی یک فرآیند چند مرحله‌ای است که نیازمند شناخت دقیق نیازهای سازمان شماست و می‌تواند بهره‌وری، رضایت کارکنان و حتی استراتژی بلندمدت سازمان شما را متحول کند.

در ادامه یک راهنمای گام به گام برای انتخاب نرم‌افزارهای مربوط به منابع انسانی ارائه می‌شود:

فاز اول: تحلیل نیازها و تعریف استراتژی (چرا به نرم‌افزار نیاز داریم؟)

پیش از هرگونه جستجو در بازار، باید دقیقا بدانید چه مشکلی را می‌خواهید حل کنید تا بتوانید بهترین نرم‌افزارهای مورد نیاز منابع انسانی سازمان خود را انتخاب کنید.

ارزیابی وضعیت فعلی

• بزرگترین چالش‌های فعلی واحد HR چیست؟
• کدام فرآیندها هنوز به صورت دستی انجام می‌شوند و چقدر هزینه (زمان و خطا) به سازمان تحمیل می‌کنند؟

تعیین دامنه و معماری مورد نیاز

بر اساس گفتگوهای قبلی، باید تصمیم بگیرید که سازمان شما بیشتر به کدام یک نیاز دارد:

• HRIS (پایه): اگر اولویت اصلی شما ساماندهی سوابق، حقوق و دستمزد و حضور و غیاب است؛
• HCM (استراتژیک): اگر به مدیریت عملکرد، توسعه استعداد و برنامه‌ریزی جانشینی نیاز دارید؛
• WFM (عملیاتی): اگر نیاز اصلی شما زمان‌بندی دقیق شیفت‌ها، به خصوص در محیط‌های عملیاتی و خدماتی است؛
• راهکار جامع: اگر می‌خواهید همه موارد فوق را در یک پلتفرم یکپارچه داشته باشید (که معمولا گران‌تر و پیچیده‌تر است).

تعیین الزامات فنی و امنیتی

• آیا ترجیح می‌دهید راه‌حل ابری (SaaS) باشد (نصب سریع، اشتراکی، به‌روزرسانی خودکار) یا On-Premise (کنترل کامل داده‌ها، سرمایه‌گذاری اولیه سنگین)؟
• آیا نرم‌افزار باید بتواند با سایر سیستم‌های شما (مانند سیستم‌های مالی یا ERP) ارتباط برقرار کند؟
• آیا الزامات قانونی خاصی در زمینه حفظ حریم خصوصی داده‌ها وجود دارد که نرم‌افزار باید رعایت کند؟

فاز دوم: بررسی بازار و غربالگری (چه چیزی در دسترس است؟)

پس از مشخص شدن نیازها، می‌توانید به جستجو در بازار بپردازید و یکی از انواع نرم‌افزار منابع انسانی را انتخاب کنید. از آنجایی که شما در ایران هستید، باید نرم‌افزارهایی را در اولویت قرار دهید که با قوانین کار، مالیات و ساختارهای انواع سیستم حقوق و دستمزد ایران سازگار هستند.

فاز سوم: ارزیابی دقیق و تصمیم‌گیری

در مرحله سوم این موارد را در نظر بگیرید:

• دمو و ارزیابی قابلیت‌ها؛
• سهولت استفاده؛
• قابلیت پیکربندی؛
• بررسی تجربه مشتری و پشتیبانی؛
• مطالعات موردی.

جمع‌بندی

سه سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS)، مدیریت سرمایه انسانی (HCM) و مدیریت نیروی کار (WFM) از انواع نرم‌افزار منابع انسانی هستند که در این مقاله به تفصیل شرح داده شدند.

سیستم HRIS، هسته عملیاتی است و وظایف اداری روزمره را پوشش می‌دهد. سیستم HCM، یک رویکرد جامع‌تر و استراتژیک است که علاوه بر قابلیت‌های HRIS، ماژول‌های پیشرفته‌تری مانند مدیریت استعداد را اضافه می‌کند تا پتانسیل کارکنان به حداکثر برسد. سیستم WFM بر بهینه‌سازی برنامه‌ریزی شیفت‌ها و تخصیص نیروی کار در زمان واقعی تمرکز دارد تا از انطباق کامل با قوانین کار و بیشترین بهره‌وری عملیاتی اطمینان حاصل شود.

نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی و حقوق و دستمزد سانا سافت با قابلیت‌های اصلی مدیریت حضور و غیاب، مدیریت حقوق و دستمزد و مدیریت کارکنان در کنار شماست تا کارهای روزمره HR را کارآمد کند. برای دریافت اشتراک رایگان 14روزه و مشاهدۀ قابلیت‌های نرم‌افزار سانا کلیک کنید.

دریافت اشتراک رایگان 14 روزه

سوالات متداول